Telsessiedetail

Open je een telsessie vanuit het overzicht, dan kom je op de detailpagina terecht: alle gegevens van de sessie, elke getelde lijn met het verbruik en de stock na goedkeuring, de antwoorden op de controles, en (zolang de sessie Ter goedkeuring staat) welke verwachte lijnen nog niet beantwoord zijn.

Korte samenvatting

Sessiegegevens toont de kern van de sessie: locatie, bereik, teller, supervisor en de belangrijkste tijdstippen.

Getelde lijnen toont per locatie, artikel en verpakking de laatste, geldende telling. Correcties uit dezelfde sessie zijn al verwerkt, dus je ziet geen dubbele of overschreven regels. Bij een snelle telling zie je ook wat er verwacht werd en de afwijking.

Verbruik toont per artikel per locatie hoeveel er sinds de vorige goedgekeurde telling verbruikt werd, in de basisverpakking. Klik erop om de berekening te zien.

Stock na goedkeuring toont per lijn wat de gevalideerde stock wordt zodra deze telling goedgekeurd is. Ook dat cijfer kan je openklikken.

Controles staan tussen de getelde lijnen. Een Afwijking is rood, een antwoord met Beslissing nodig oranje: daarover beslis jij, voor je kan goedkeuren.

Ongetelde lijnen verschijnt alleen bij een sessie Ter goedkeuring en is louter informatief: een gedeeltelijke telling is toegestaan.

1. Sessiegegevens

Bovenaan staat de status van de sessie, de zaal en “Geteld door {naam van de teller}”. De kaart Sessiegegevens vat de rest samen:

Status, Zaal, Locatie (volledig pad), Artikelbereik
Telwijze: Volledige telling of Snelle telling (zie De telwijze wijzigen)
Teller en Supervisor (— zolang niemand de sessie heeft goedgekeurd of afgekeurd)
Aantal lijnen
Als de sessie controles heeft: Controles, bijvoorbeeld “3 van 4 beantwoord”
Aangemaakt, Ingediend, Goedgekeurd (telkens — als dat moment nog niet bereikt is)
Bij een afgekeurde sessie: Reden afkeuring
Bij een ingetrokken sessie: Reden intrekking

Zit een goedgekeurde sessie in een aanrekening, dan staat naast de status de badge Aangerekend in {referentie}, met een link naar die aanrekening.

De telwijze wijzigen

Werd een telsessie met de verkeerde telwijze aangemaakt, dan kan je dat nog rechtzetten zolang de sessie In uitvoering is en er nog geen artikel geteld werd. Onder de telwijze staat dan de knop Wijzig naar snelle telling of Wijzig naar volledige telling. Na de wijziging zie je “Telwijze gewijzigd.” Beantwoorde controles houden de wijziging niet tegen.

Zodra de teller een eerste artikel heeft ingegeven, verdwijnt de knop en staat er “Ligt vast: er is al geteld.” Bij een sessie die niet meer in uitvoering is, zie je alleen de telwijze. Een teller kan de telwijze nooit zelf wijzigen.

Kies je Wijzig naar snelle telling terwijl geen enkele locatie in de sessie een snelle telling toelaat voor het artikelbereik, dan krijg je “Geen enkele locatie in deze telling laat een snelle telling toe.” Pas dan eerst de locatie aan.

2. Getelde lijnen

De tabel Getelde lijnen toont, per locatie binnen de sessie, elke combinatie van artikel en verpakking die al werd geteld. Elke locatie heeft een eigen kopregel met haar naam en het volledige pad (bijvoorbeeld FRIGO BAR · Feestzaal De Kroon > Gelijkvloers > Bar > Frigo bar). Daaronder staan de lijnen per artikel, dan per verpakking, zodat alle verpakkingen van hetzelfde artikel op dezelfde locatie onder elkaar staan.

Heeft de sessie controles, dan heet de tabel Getelde lijnen en controles en staan de controles tussen de lijnen (zie Controles nakijken).

Kolom	Betekenis
Artikel	De naam van het artikel. Heet Artikel / controle als de sessie controles heeft.
Verpakking	De verpakking waarin geteld werd.
Geteld	Het getelde aantal, in die verpakking.
Verwacht	Alleen als er snel getelde lijnen zijn: de stock die de teller bevestigde (zie Snelle telling). — bij een volledig getelde lijn.
Afwijking	Alleen als er snel getelde lijnen zijn: het verschil tussen Geteld en Verwacht, groen als er meer is, rood als er minder is, 0 als alles klopte. — bij een volledig getelde lijn.
Verbruik	Wat er van dit artikel op deze locatie verbruikt werd, in de basisverpakking. Eén cijfer voor alle verpakkingen samen (zie Verbruik).
Stock na goedkeuring	De gevalideerde stock van deze verpakking zodra de telling goedgekeurd is (zie Stock na goedkeuring).
Geteld op	Tijdstip van de (eerste) telling van deze regel.
Foto	Eén of meerdere miniaturen. Klik om te vergroten. Bij een snel getelde lijn zonder afwijking en zonder foto staat er Geen afwijking (snelle telling).
Notitie	Een icoon dat de notitie toont in een pop-up, of — als er geen is. Heet Notitie / toelichting als de sessie controles heeft.
Beoordeling	Alleen als de sessie controles heeft: de beoordeling van elke controle (zie Controles nakijken). Leeg bij een getelde lijn.

Corrigeerde de teller een eerdere telling, dan zie je hier alleen de laatste stand. De oorspronkelijke, overschreven waarde staat er niet apart. Werd een telling via Optellen samengevoegd met een eerdere telling van dezelfde verpakking (zie Een artikel tellen), dan zie je in de kolom Foto de foto’s van beide tellingen samen, als een klein fotogalerijtje. Zo herken je dat de regel opgeteld werd.

Heeft de sessie nog geen enkele lijn en geen enkele controle, dan zie je Nog geen tellingen met “Deze telsessie bevat nog geen getelde lijnen.”

De kolommen Verbruik en Stock na goedkeuring zie je alleen bij een sessie die In uitvoering, Ter goedkeuring of Goedgekeurd is. Een afgekeurde of ingetrokken telling telt nooit mee voor de stock, dus daar staan ze niet.

Bij een snelle telling kijk je vooral de lijnen met een Afwijking na, want daar hoort altijd een foto bij. Lijnen met afwijking 0 bevestigen de stock van de vorige telling.

3. Verbruik

Verbruik is wat er tussen de vorige goedgekeurde telling en deze telling verdwenen is: wat er volgens StockPilot had moeten staan op het moment dat er geteld werd, min wat er echt geteld werd.

Wat er had moeten staan is de gevalideerde stock op het moment van de telling: de vorige goedgekeurde telling, plus alle stockbewegingen die daarna en vóór deze telling gebeurd zijn (zie Hoe wordt stock berekend?).
Wat er geteld werd is het cijfer in de kolom Geteld.

Eén cijfer per artikel, in de basisverpakking

Het verbruik staat niet per verpakking, maar één keer per artikel per locatie, omgerekend naar de basisverpakking van dat artikel (zie Verpakkingen). Het cijfer loopt over alle rijen van dat artikel op die locatie.

Wie iets uit de stock neemt, boekt bijvoorbeeld −1 fles. StockPilot weet niet of dat een losse fles was of een fles uit een bak die opengebroken werd. Per verpakking kan het verbruik er daardoor vreemd uitzien, bijvoorbeeld “1 bak verbruikt” naast “−21 flessen verbruikt”. Opgeteld in flessen klopt het wel.

Dat opgetelde cijfer is het verbruik. De opsplitsing per verpakking zie je alleen in de berekening.

Alleen de verpakkingen die in deze telling geteld werden, tellen mee. Een verpakking die niet geteld werd, is gewoon niet geteld, niet “0 verbruikt”.

Wanneer er geen gewoon cijfer staat

Wat je ziet	Betekenis
Eerste telling (grijs)	Er is nog geen goedgekeurde telling of stockbeweging van vóór deze telling. Er is dus niets om mee te vergelijken en nog geen verbruik.
Niet leesbaar (oranje, met ⚠)	Geen enkele getelde verpakking kon omgerekend worden naar de basisverpakking. Controleer de verpakkingen van dit artikel.
Een cijfer met een ⚠ ernaast	Het cijfer is onvolledig: niet elke verpakking kon meetellen. In de berekening staat welke en waarom.

Een negatief verbruik betekent dat er meer geteld werd dan er had moeten staan. Meestal ontbreekt er dan een stockbeweging, bijvoorbeeld een levering die niet geboekt werd. Zoek uit wat er ontbreekt en boek het voor je goedkeurt (zie Algemene werkwijze).

De berekening openen

Klik op het cijfer en het venster Verbruik opent, met het artikel en de locatie als ondertitel. Per getelde verpakking zie je:

Het vertrekpunt: de Goedgekeurde telling met het getelde aantal, wanneer en door wie er geteld werd, en het label Vertrekpunt. Klik erop om naar die telsessie te gaan. Werd de verpakking daar nooit eerder goedgekeurd geteld, dan zie je “Nooit eerder goedgekeurd geteld. De verwachte stock komt volledig uit stockbewegingen.”
Elke stockbeweging daarna en vóór deze telling, net zoals in het stockverloop: de soort (een link naar de beweging), het aantal met + of −, Gebeurd op, ingegeven op en door wie.
Verwachte stock vóór deze telling: het resultaat van 1 en 2.
Telling door {teller} op {datum}: wat er nu geteld werd.
Verbruik: verwacht min geteld. Is de verpakking niet de basisverpakking, dan staat de omrekening erbij, bv. ”(× 24 = 24 in basisverpakking)”.

Onderaan staat Verbruik in basisverpakking, het totaal uit de kolom, en een uitleg voor elke verpakking die niet meetelde.

Voorbeeld: Frigo bar, Pils 25cl (basisverpakking: fles; 1 bak = 24 flessen)

Bak

Goedgekeurde telling: 2 bak · Vertrekpunt

Verwachte stock vóór deze telling: 2 bak

Telling door Lotte: 1 bak

Verbruik: 2 − 1 = 1 bak (× 24 = 24 in basisverpakking)

Fles

Goedgekeurde telling: 10 fles · Vertrekpunt

Intern verbruik −1 fles

Verwachte stock vóór deze telling: 9 fles

Telling door Lotte: 30 fles

Verbruik: 9 − 30 = −21 fles

Verbruik in basisverpakking: 3 fles (24 − 21)

Er werd een bak opengebroken om de flessen aan te vullen. Per verpakking ziet dat er vreemd uit, maar in flessen klopt het: er waren 58 flessen, er werd er 1 als intern verbruik geboekt, er staan er nu 54, dus 3 flessen verbruikt.

Verbruik kan na goedkeuring nog veranderen

Het verbruik wordt niet opgeslagen: StockPilot rekent het telkens opnieuw uit met alles wat er nu bekend is. Het kan dus veranderen, ook nadat de sessie goedgekeurd is:

Een beweging die later ingegeven werd, met een tijdstip vóór deze telling. Die hoort bij de verwachte stock, en verandert het verbruik. In de berekening krijgt zo’n beweging het label Ingegeven na goedkeuring. De lijn in de tabel kleurt en krijgt het label Verbruik herberekend na goedkeuring, met een link naar de beweging(en) die dat veroorzaakten.
Een eerdere telling die pas later goedgekeurd wordt. Werd een andere telling vóór deze geteld, maar pas nadien goedgekeurd, dan wordt die achteraf het vertrekpunt.

Reken daar niet op. Boek elke beweging meteen, met het juiste tijdstip, en keur tellingen goed in de volgorde waarin ze gebeurden. Waarom, lees je in Algemene werkwijze.

Zit de sessie al in een aanrekening, dan verandert die aanrekening niet mee: haar cijfers liggen vast in een versie. Op de aanrekening zie je wel dat de cijfers gewijzigd zijn, en kan je een nieuwe versie maken (zie Versies en intrekken).

4. Stock na goedkeuring

Stock na goedkeuring is wat de gevalideerde stock van die verpakking op die locatie wordt zodra deze telling goedgekeurd is: het getelde aantal, plus de stockbewegingen die na de telling gebeurden. Het cijfer staat per lijn, in de verpakking van die lijn.

Staat de sessie Ter goedkeuring, dan zie je vooraf welk cijfer je gaat vastleggen als je goedkeurt.
Is de sessie Goedgekeurd, dan is het de huidige gevalideerde stock (zie Gevalideerd en niet gevalideerd).

Deze kolom staat alleen op de nieuwste telsessie van een locatie. Wordt er voor dezelfde locatie een nieuwere telsessie aangemaakt, dan verdwijnt de kolom op de oudere sessie: het cijfer zou dan eigenlijk over die nieuwere telling gaan. Een ingetrokken sessie telt daarvoor niet mee. Het Verbruik blijft op elke sessie staan.

De berekening openen

Klik op het cijfer en het venster Stock na goedkeuring opent, met het artikel, de verpakking, de locatie en Gevalideerd als ondertitel. Je ziet:

Deze telling met het getelde aantal, gemarkeerd als Vertrekpunt. Is er intussen een latere goedgekeurde telling, dan is die het vertrekpunt, en zegt het venster dat ook.
Elke stockbeweging die daarna gebeurde, zoals in de berekening van het verbruik.
Onderaan: Stock na goedkeuring.

Voorbeeld: Frigo bar, Cola 33cl, blik

Deze telling: 3 blik · Vertrekpunt · Geteld op dinsdag 10:00

Transfer uit de Koelcel +9 blik · Gebeurd op dinsdag 14:00

Stock na goedkeuring: 12 blik

5. Ongetelde lijnen

Zodra een sessie Ter goedkeuring staat, verschijnt er een tweede tabel, Ongetelde lijnen: “Verwachte lijnen die niet geteld en niet als ‘Niets aanwezig’ gemarkeerd werden. Alleen ter indicatie: een deeltelling is toegestaan.”

Dit is geen foutmelding: een teller mag een sessie gedeeltelijk indienen. De tabel toont per ontbrekende regel de Locatie, het Artikel en het Type (Verbruik/Duurzaam). Zo zie je meteen wat er nog open staat voor je goedkeurt of afkeurt.

Is alles beantwoord, dan zie je in de plaats Alles geteld met “Elke verwachte lijn is geteld of als ‘Niets aanwezig’ gemarkeerd.”

Deze sectie verdwijnt weer zodra de sessie goedgekeurd, afgekeurd of ingetrokken is. Ze dient alleen als hulp bij de beoordeling.

6. Controles nakijken

Heeft de sessie controles, dan zie je die in dezelfde tabel als de getelde lijnen, onder de juiste locatie:

een controle bij een artikel staat ingesprongen meteen onder de lijnen van dat artikel;
een controle bij de locatie zelf staat onderaan de groep van die locatie. Heeft een locatie alleen controles en geen getelde lijnen, dan krijgt ze toch een eigen groep.

Per controle zie je de vraag, het antwoord van de teller, wanneer het gegeven werd, de foto(‘s) (klik om te vergroten), de toelichting van de teller, en in de kolom Beoordeling de status:

Status	Betekenis
Afwijking (rood, rij rood gekleurd)	De teller koos een antwoord dat als afwijking ingesteld is, of jij besliste dat het een afwijking is.
Beslissing nodig (oranje, rij oranje gekleurd)	De teller koos een antwoord waarover een supervisor moet beslissen. Zie hieronder.
In orde (grijs)	Het antwoord is in orde.
Niet gecontroleerd	De teller heeft deze controle niet beantwoord. Dat telt nooit als in orde.

Naast de titel van de tabel vat een rij labels samen wat aandacht vraagt, bijvoorbeeld 2 afwijkingen, 1 beslissing nodig en 3 niet gecontroleerd.

Een antwoord toont altijd de vraag en de opties zoals de teller ze op dat moment zag, ook als een supervisor de controle nadien aanpaste. Een controle die intussen gearchiveerd werd, blijft zichtbaar als ze beantwoord werd.

Een beslissing nemen

Bij een antwoord met Beslissing nodig klik je op Beslissen. In het venster Beslissing vastleggen (“Beslis of deze controle afwijkend is.”) zie je de locatie, de vraag, het Antwoord teller met de toelichting, en wie het wanneer gaf. Kies onder Jouw beslissing:

In orde: “Telt als in orde en komt niet op de Aanrekening.”
Afwijking: “Komt als vaststelling op de Aanrekening.”

Voeg eventueel een Notitie toe, bijvoorbeeld waarom je zo beslist, en klik op Beslissing opslaan.

Daarna toont de rij je beslissing (In orde of Afwijking, met een icoon), “Beslist door {naam}” en je notitie in de kolom Notitie / toelichting, voorafgegaan door Supervisor:. Met Wijzigen pas je je beslissing nog aan zolang de sessie Ter goedkeuring staat.

Beslissen kan alleen:

bij een sessie die Ter goedkeuring staat;
als je niet zelf de teller van die sessie bent. Wie de controles beantwoordde, beslist er niet over; een andere supervisor doet dat.

Je kan een sessie pas goedkeuren als over elk antwoord met Beslissing nodig beslist is (zie Telsessies goedkeuren).

7. Volgende stap

Op deze pagina keur je de sessie ook goed of af. De knoppen, de dialogen en wat er daarna met de telling gebeurt, lees je in Telsessies goedkeuren.

Is de sessie goedgekeurd, dan neem je ze samen met de andere tellijsten van dezelfde verhuring op in een aanrekening.