Algemene werkwijze

StockPilot rekent. Niemand werkt er een stockcijfer met de hand bij: elk cijfer is uitgerekend uit je tellingen en je stockbewegingen. Dat maakt het betrouwbaar, maar alleen zolang wat je ingeeft klopt. Ontbreekt er een levering, heeft een beweging de verkeerde datum, of wordt een telling goedgekeurd voor alles geboekt is, dan zijn de cijfers echt fout, niet een beetje. Hieronder lees je waarom, en hoe je werkt zodat je StockPilot wel kan vertrouwen.

Korte samenvatting

Alles valt of staat met correcte ingave. StockPilot kan alleen rekenen met wat jij ingeeft.

Boek elke stockbeweging en elke levering meteen, met het echte tijdstip bij Gebeurd op.

Volgorde telt: alles wat vóór een telling gebeurde, moet geboekt zijn vóór je die telling goedkeurt.

Boek wat je echt nam, in de verpakking waarin je het nam.

Iets vergeten? Boek het alsnog met het echte tijdstip, nooit met de datum van vandaag.

1. Hoe StockPilot rekent

Voor elk artikel op elke locatie vertrekt StockPilot van de laatste telling, en telt daar alle stockbewegingen bij die na die telling gebeurd zijn (zie Hoe wordt stock berekend?).

Bij een nieuwe telling rekent StockPilot ook uit wat er verbruikt werd sinds de vorige: wat er had moeten staan (de vorige telling plus alle bewegingen sindsdien), min wat er nu geteld werd.

Daaruit volgen twee dingen:

Elke beweging die ontbreekt, komt ergens anders terecht. Een levering die niet geboekt werd, lijkt bij de volgende telling op stock die uit het niets opdook. Intern verbruik dat niet geboekt werd, lijkt op verbruik tijdens het feest.
Het tijdstip bepaalt aan welke kant van een telling een beweging valt. Wat telt, is wanneer het gebeurde, niet wanneer je het intypte. Een telling legt vast wat er op dat moment stond. Bewegingen van daarvoor zitten al in het getelde aantal, bewegingen van daarna komen erbij.

2. De juiste volgorde

Neem een gewone week in een zaal:

Er is een feest in de Feestzaal De Kroon.
Na het feest drinkt de ploeg die opruimt een frisdrank: intern verbruik (een stockbeweging).
Maandag komt er een levering van Drankencentrale Vermeulen.
Dinsdag wordt er geteld, en een supervisor keurt die telling goed.

Zo moet het ook ingegeven worden: het intern verbruik en de levering zijn geboekt voor de telling goedgekeurd wordt, elk met het echte tijdstip bij Gebeurd op. Dan klopt alles: de stock na de telling, en wat er op het feest verbruikt werd.

Voorbeeld: Koelcel, Cola 33cl

Vorige telling, goedgekeurd: 30 blikken.

Feest: er worden 20 blikken gedronken.

Intern verbruik na het feest: −2 blikken, geboekt.

Levering maandag: +48 blikken (2 trays), geboekt.

Telling dinsdag: 56 blikken.

Verwacht: 30 − 2 + 48 = 76. Geteld: 56. Verbruikt op het feest: 20 blikken. Dat klopt.

3. Wat er misloopt als de volgorde niet klopt

Neem hetzelfde voorbeeld, maar nu wordt de levering niet geboekt voor de telling goedgekeurd wordt.

Voorbeeld: dezelfde week, levering vergeten

Verwacht: 30 − 2 = 28. Geteld: 56. StockPilot ziet 28 blikken meer dan verwacht. Het verbruik op het feest lijkt −28 in plaats van 20: de levering heeft het echte verbruik volledig verborgen.

De supervisor die de telling goedkeurt, keurt dus een fout resultaat goed. Wie de levering daarna nog boekt, kan dat op twee manieren doen, en geen van beide maakt het ongedaan:

Met het echte tijdstip (maandag). Dat is de juiste manier. De huidige stock blijft correct, want die steunt op de telling van dinsdag, en die was juist. Maar het verbruik van het feest moet achteraf herberekend worden, na een goedkeuring waarop anderen zich misschien al baseerden. De getroffen lijnen in de goedgekeurde telsessie krijgen daarom het label Verbruik herberekend na goedkeuring, met een link naar de beweging(en) die dat veroorzaakten.
Met de datum van vandaag. Dat is nog erger. De levering valt dan na de telling en komt bovenop de 56 getelde blikken. StockPilot toont 104 blikken die er niet staan, en bij de volgende telling lijken er 48 blikken verdwenen.

Hetzelfde geldt voor elke andere beweging. Een Transfer die niet geboekt werd, lijkt op verlies op de ene locatie en op onverklaarbare stock op de andere. Intern verbruik of Breuk / verlies dat niet geboekt werd, telt mee als verbruik tijdens het feest.

4. Zo werk je correct

Boek meteen wat er gebeurt

Boek een stockbeweging op het moment zelf, of zo snel mogelijk daarna. Op je telefoon staat Gebeurd op standaard op “nu”. Boek je later, pas het dan aan naar het echte tijdstip.
Boek een levering wanneer ze binnenkomt, met leverancier en leveringsbon.
Boek wat je echt nam, in de verpakking waarin je het nam. Nam je één fles uit een nieuwe bak, boek dan één fles. De stock van één verpakking kan daardoor tijdelijk negatief worden. Dat is correct: het totaal per artikel per locatie klopt wel. Zie Stock per verpakking mag negatief zijn.

Vóór je telt

Kijk na of alle leveringen en bewegingen sinds de vorige telling geboekt zijn.
Verplaats geen stock terwijl er geteld wordt. Verhuist een artikel nadat het al geteld is, boek dat dan als Transfer met het echte tijdstip. Anders klopt de telling van beide locaties niet meer.

Hoe een telling verloopt, lees je in Een telsessie van begin tot einde.

Vóór je goedkeurt

Kijk nog een keer na of alles wat vóór de telling gebeurde, geboekt is. Met goedkeuren bevestig je dat het resultaat klopt.
Vergelijk Gevalideerd en Niet gevalideerd in het stockoverzicht. Het verschil is precies wat de ingediende telling zal veranderen (zie Gevalideerd en niet gevalideerd). Een groot of onverwacht verschil wijst vaak op een levering of beweging die nog niet geboekt is. Zoek dat uit voor je goedkeurt.
Keur pas goed als alles klopt. Zie Telsessies goedkeuren.

5. Toch iets vergeten?

Blijkt na de goedkeuring dat er nog een levering of beweging ontbrak:

Boek ze alsnog, met het echte tijdstip bij Gebeurd op, ook al valt dat vóór de goedgekeurde telling. Zet de datum nooit op vandaag om de cijfers te laten kloppen: dat maakt een juiste stock net fout (zie §3).
Zo’n beweging kan alleen een supervisor ingeven, en ze vraagt altijd een toelichting: leg uit waarom ze te laat komt. Zie Wanneer is het gebeurd?.
Is een beweging fout geboekt, draai ze dan terug in plaats van er een Correctie tegenover te zetten. Zie Overzicht en terugdraaien.

Dit is een vangnet, geen werkwijze. Je wil net vermijden dat het verbruik van een goedgekeurde periode achteraf herberekend moet worden.