Snel starten

StockPilot is een app om de stock te tellen en op te volgen van een zaal die je verhuurt. Na een verhuring tel je wat er nog staat. StockPilot rekent uit wat er verbruikt werd of ontbreekt, en bundelt dat tot een aanrekening voor de huurder. Daartussen houdt het je stock bij: leveringen, verplaatsingen, eigen verbruik en breuk. Deze pagina geeft je het overzicht: wat de belangrijkste begrippen zijn, wat je op je telefoon doet en wat op je computer, en welke pagina’s je als eerste leest.

Korte samenvatting

StockPilot werkt in je browser, op https://app.stockpilot.be. Je installeert niets.

Je krijgt een account via een uitnodiging van de beheerder van je organisatie. Zelf registreren kan niet.

Tellen doe je op je telefoon, ter plaatse. Opzetten en nakijken (artikelen, telsessies, goedkeuren, stock, aanrekeningen) doe je op een computer.

Je rol (Teller, Supervisor of Beheerder) bepaalt wat je ziet en mag doen.

StockPilot rekent je stock uit je tellingen en stockbewegingen. Die cijfers kloppen alleen als alles correct en op tijd ingegeven wordt.

1. Wat StockPilot doet

Een gewone cyclus ziet er zo uit:

Je legt eenmalig je basisgegevens vast: je zalen, de locaties daarin (de bar, de koelcel, de berging), en de artikelen die je telt, met hun verpakkingen.
Een supervisor maakt een telsessie aan voor een locatie, bijvoorbeeld na een feest.
Een teller loopt met de telefoon langs de rekken, telt wat er staat, maakt een foto en beantwoordt de controles (“Zijn de vuilnisbakken geleegd?”). Daarna dient de teller de telsessie in.
Een supervisor kijkt de telling na en keurt ze goed. Pas dan telt ze mee voor de stock.
De goedgekeurde telsessies van één verhuring worden samen een aanrekening: wat er verbruikt werd of ontbreekt, en wat je dus kan aanrekenen.

Tussen twee tellingen door registreer je elke verandering als stockbeweging: een levering, stock die van de berging naar de bar verhuist, een glas dat breekt, een frisdrank die een vrijwilliger drinkt.

2. De belangrijkste begrippen

Begrip	Wat het is	Meer lezen
Artikel	Iets wat je telt: een frisdrank, een vat bier, een wijnglas. Elke maat is een apart artikel.	Artikelen
Verpakking	Hoe een artikel voorkomt: per stuk, per bak van 24, per vat.	Verpakkingen
Zaal	Een gebouw of site van je organisatie, met een eigen voorraad.	Zalen
Locatie	Een plaats binnen een zaal waar stock staat, zoals de bar of de koelcel. Locaties kunnen in elkaar zitten.	Locaties
Telsessie	Eén telling van één locatie (en alles wat eronder valt), door één teller.	Tellen
Stockbeweging	Elke verandering in je stock buiten een telling om.	Stockbewegingen
Stock	Wat er volgens StockPilot nu staat, berekend uit de laatste goedgekeurde telling en de bewegingen sindsdien.	Stock
Aanrekening	De goedgekeurde telsessies van één verhuring samen, als basis voor je factuur. StockPilot maakt zelf geen facturen.	Aanrekeningen

StockPilot maakt onderscheid tussen verbruiksartikelen (dranken, snacks: wat verbruikt en aangerekend wordt) en duurzame artikelen (glazen, stoelen, klaptafels: daar hoort niets van te verdwijnen). Zie Artikelen.

3. Telefoon of computer

StockPilot heeft twee kanten, en welke je te zien krijgt hangt af van je rol en je toestel.

Op je telefoon tel je. Na het aanmelden kom je op je startscherm Tellen, met de telsessies die op je wachten. Tellen gebeurt aan het rek, met je telefoon in de hand, zodat je meteen een foto kan maken. Zie Tellen op de vloer.
Op je computer zet je het werk op en kijk je het na. Je komt op het Overzicht, met links een zijbalk naar Telsessies, Aanrekeningen, Stockbewegingen, Stock en, onder Configuratie, je zalen, locaties, artikelen en verpakkingen.

Een supervisor of de beheerder komt op een telefoon op Tellen en op een computer op het Overzicht. Een teller komt altijd op Tellen, ook op een computer.

Open je Tellen op een computer, dan zie je Ga verder op je telefoon: tellen doe je aan het rek, niet aan een bureau. Open de link op je telefoon om verder te tellen.

4. Rollen

Iedereen heeft precies één rol:

Een teller telt met de telefoon de toegewezen telsessies, en legt zelf Intern verbruik en Breuk / verlies vast.
Een supervisor beheert daarnaast de basisgegevens, maakt telsessies aan, keurt tellingen goed, legt alle soorten stockbewegingen vast, bekijkt de stock en maakt aanrekeningen.
De beheerder kan alles wat een supervisor kan, en nodigt daarnaast gebruikers uit. Elke organisatie heeft er precies één.

Bovenaan de meeste pagina’s van deze documentatie staat een kader Vereiste rol, zodat je meteen ziet of een functie voor jou is. Het volledige overzicht staat in Rollen en rechten.

5. Waar begin je?

Je bent teller

Je uitnodiging aanvaarden en je wachtwoord kiezen.
Aanmelden op je telefoon.
Tellen op de vloer: je startscherm, een telsessie openen en indienen.
Een artikel tellen en controles beantwoorden.

Je bent supervisor of beheerder

Lees eerst de Algemene werkwijze: waarom correcte, tijdige ingave in de juiste volgorde bepaalt of je de cijfers kan vertrouwen.
Leg je basisgegevens vast, in deze volgorde: zalen, locaties, verpakkingen en artikelen. Stel daarna de controles per locatie in.
Als beheerder: nodig je tellers en supervisors uit.
Doe per locatie een eerste telling. Die bepaalt wat je daar daarna te tellen krijgt, dus tel alles wat er echt staat.
Volg een telsessie van begin tot einde om de volledige cyclus te leren kennen.

Daarna begin je elke dag op het Overzicht: daar zie je welke telsessies op je goedkeuring wachten.