Zalen beheren
Een zaal is een gebouw of site met een eigen voorraad, zoals een feestzaal, een sporthal of een jeugdlokaal. De meeste organisaties hebben er één, maar je kan er meerdere aanmaken. Zalen beheer je onder Algemeen → Zalen.
Korte samenvatting
- Een zaal is de bovenste laag van je locaties: elke locatie hoort bij precies één zaal. Zie Locaties.
- Artikelen en verpakkingstypes deel je over al je zalen. Een zaal heeft geen eigen catalogus.
- Zalen worden nooit verwijderd, alleen gearchiveerd. Dat kan je terugdraaien, en de historiek blijft bewaard.
- Heb je maar één zaal, dan verandert er niets aan hoe je telt of je stock beheert. De zaal blijft op de achtergrond.
1. Wat is een zaal?
Section titled “1. Wat is een zaal?”Een zaal groepeert alles wat met tellen te maken heeft voor één site van je organisatie: haar locaties en haar telsessies. Werk je op meerdere sites? Geef dan elke site een eigen zaal in StockPilot. Demo vzw De Kroon heeft er bijvoorbeeld twee: de Feestzaal De Kroon, die ze verhuurt, en het Jeugdlokaal.
2. Een zaal aanmaken
Section titled “2. Een zaal aanmaken”Klik op Nieuwe zaal en vul in:
| Veld | Verplicht | Opmerking |
|---|---|---|
| Code | Ja | 2 tot 12 tekens, wordt automatisch in hoofdletters gezet. Kan later niet meer gewijzigd worden. |
| Naam | Ja | Bijvoorbeeld “Feestzaal De Kroon”. |
Een code is uniek per organisatie, ook tegenover gearchiveerde zalen. Typ je een code die bij een gearchiveerde zaal hoort, dan kan je die zaal terugzetten in plaats van een nieuwe te maken, net als bij Artikelen.
3. Een zaal bewerken
Section titled “3. Een zaal bewerken”Via Bewerken pas je alleen de naam aan. De code kan je niet wijzigen: ze identificeert de zaal.
4. Een zaal archiveren en herstellen
Section titled “4. Een zaal archiveren en herstellen”Een zaal wordt nooit verwijderd, alleen gearchiveerd:
- Ze verdwijnt uit actieve lijsten, ook uit de keuze van zalen als je een locatie aanmaakt. Via het filter Gearchiveerd vind je ze terug.
- De historiek (locaties, tellingen, stockbewegingen) blijft bewaard en leesbaar.
- Je kan ze op elk moment terughalen met Herstellen.
Archiveer je een zaal, dan blijven haar locaties actief. Wil je een zaal volledig uitfaseren, archiveer dan ook de locaties zelf.
5. Volgende stap: locaties
Section titled “5. Volgende stap: locaties”Binnen een zaal leg je de locaties vast: de bar, de kelder, de berging. Daar tel je, en samen vormen ze de boom die bepaalt wat een telsessie omvat. Lees verder bij Locaties.