Een stockbeweging registreren

Een stockbeweging wijzigt je stock zonder dat er een volledige telsessie voor nodig is: intern verbruik, breuk, een verplaatsing tussen locaties, een correctie op een eerdere fout, of een retour naar een leverancier. Je legt ze vast onder Stockbewegingen, op desktop (+ Nieuwe beweging) of op je telefoon (+ Stockbeweging vastleggen, vanaf je telscherm).

Korte samenvatting

Er zijn zes soorten bewegingen. Twee ervan mag een teller zelf vastleggen, de andere vier alleen een supervisor.

Een beweging geldt voor één artikel, maar kan meerdere lijnen hebben (bijvoorbeeld meerdere locaties of verpakkingen).

Een Transfer moet in balans zijn: alles wat weggaat, moet ergens anders aankomen.

Gebeurd op is wanneer het echt gebeurde, niet wanneer je het invoert. Een beweging vóór de laatste goedgekeurde telling kan, maar vraagt een toelichting en een supervisor.

Een stockbeweging vraagt geen goedkeuring: ze telt meteen mee in je stock.

1. De zes soorten bewegingen

Type	Effect op stock	Wie mag dit boeken	Wanneer gebruiken?
Intern verbruik	Vermindert	Teller, supervisor	Als je zelf iets verbruikt hebt. Alleen voor wat je niet aan een huurder aanrekent.
Breuk / verlies	Vermindert	Teller, supervisor	Als je zelf iets verloren of gebroken hebt. Alleen voor wat je niet aan een huurder aanrekent.
Transfer	Geen effect op je totale stock, maar de stock op de locaties wordt aangepast	Supervisor	Als je stock van de ene locatie naar de andere verplaatst, of als je stock verpakt of uitpakt.
Levering	Verhoogt	Supervisor	Als je een levering ontvangt. Vul ook altijd de leverancier en de leveringsbon in. Zie Leveringen.
Correctie	Vrij, plus of min	Supervisor	Als je stock fout is en je die wil rechtzetten zonder een telling. Een toelichting is altijd verplicht.
Retour	Vermindert (terug naar leverancier)	Supervisor	Als je leverancier stock terug meeneemt.

Op je telefoon toont de typekeuze alleen de types die jouw rol mag vastleggen. Een teller ziet dus alleen Intern verbruik en Breuk / verlies. Op desktop staan alle zes in de lijst, omdat alleen een supervisor dat scherm kan openen.

2. Eén artikel, meerdere lijnen

Een beweging gaat altijd over één artikel. Kies het artikel bovenaan het formulier. Elke lijn eronder legt dan alleen nog verpakking, locatie en aantal vast, en bij een Transfer of Correctie ook een richting: weg/bij op je telefoon, Verminderen/Vermeerderen op desktop.

Voeg een lijn toe met Lijn toevoegen (desktop) of + Lijn toevoegen (telefoon). Zo bedien je in één Transfer twee locaties tegelijk, of leg je een omzetting van verpakking vast: een krat wordt losse flessen, dus één lijn min 1 krat en één lijn plus 12 flessen.

Kies op elke lijn de verpakking van wat je echt nam. Nam je één flesje, boek dan één fles, ook als dat flesje uit een nieuwe krat kwam. StockPilot vraagt niet of er een krat opengebroken is en probeert dat ook niet te raden. Daardoor kan de stock van één verpakking tussen twee tellingen negatief worden. Dat is correct: het totaal van het artikel op die locatie klopt wel, en de volgende telling zet de verdeling weer recht. Zie Stock per verpakking mag negatief zijn.

Bij een Transfer toont een balansmelding onderaan of alles wat weggaat, ook ergens anders aankomt:

In balans (groen): de lijnen kloppen, je kan vastleggen.
Nog niet in balans (rood): pas de aantallen aan tot weg en bij gelijk zijn.
Saldo niet berekenbaar (geel): met de verpakkingen van dit artikel valt het saldo niet te berekenen. Kijk de verpakkingen van het artikel na.

3. Wanneer is het gebeurd?

Het veld Gebeurd op is het moment waarop de beweging echt plaatsvond, niet wanneer je ze intypt. Op je telefoon staat dit standaard op “nu”. Op desktop kies je zelf een datum en tijd; er is geen standaardwaarde.

Een beweging vóór de laatste goedgekeurde telling van een betrokken locatie mag. Ze verandert de huidige stock niet, want die ligt vast door die telling, maar ze herrekent wel hoeveel er tot die telling verbruikt werd. Zo’n beweging:

vraagt altijd een toelichting, en
kan alleen een supervisor vastleggen, ook als het type op zich een teller zou toelaten.

4. Foto’s

Op je telefoon kan je bij elke locatie in de beweging een foto toevoegen, plus een algemene foto Zonder locatie, bijvoorbeeld van een leveringsbon. Foto’s uploaden op de achtergrond zodra je ze neemt; het vastleggen van de beweging wacht daar niet op. Op desktop is er geen foto-optie.

5. Toelichting

Het veld Toelichting is optioneel, behalve in twee gevallen:

het type is Correctie, ongeacht de datum;
de beweging is retroactief (zie §3), ongeacht het type.

Laat je het in die gevallen leeg, dan toont het formulier de fout meteen onder het veld, en wordt er niets opgeslagen.

6. Vastleggen

Klik op Vastleggen (desktop) of tik onderaan op Vastleggen (telefoon, met het aantal lijnen erbij als er meerdere zijn). Er is geen goedkeuring: de beweging telt onmiddellijk mee in de stock van elke betrokken locatie, en staat meteen in het overzicht.

Een stockbeweging kan je achteraf niet bewerken of verwijderen. Klopt er iets niet, draai de beweging dan terug. Zo blijft zichtbaar wat er gebeurd is. Zie Overzicht en terugdraaien.

7. Volgende stap

In Overzicht en terugdraaien lees je hoe je alle bewegingen van je organisatie terugvindt, filtert en zo nodig terugdraait. Gaat het om een levering, lees dan verder bij Leveringen.