Rollen en rechten

Niet iedereen die met StockPilot werkt, heeft dezelfde taak. Wie op de vloer telt, hoeft je artikelen niet aan te passen, en wie een telling goedkeurt, mag niet dezelfde persoon zijn die ze uitvoerde. Daarom heeft elke gebruiker een rol. Die bepaalt wat je in StockPilot ziet en mag doen.

Korte samenvatting

Er zijn drie rollen: Teller, Supervisor en Beheerder.

Een teller telt met de telefoon, beantwoordt de controles en legt zelf Intern verbruik en Breuk / verlies vast. De schermen voor basisgegevens, telsessies en stock zijn voor supervisors.

Een supervisor kan alles wat een teller kan. Daarnaast beheert die de basisgegevens en controles, maakt telsessies aan, keurt tellingen goed, registreert alle soorten stockbewegingen, bekijkt de stock en maakt de aanrekeningen.

De beheerder kan alles wat een supervisor kan en beheert ook de gebruikers. Elke organisatie heeft er precies één.

Je kan nooit je eigen telling goedkeuren, ook niet als supervisor of beheerder.

Elke gebruiker heeft precies één rol, in precies één organisatie.

In deze documentatie staat bovenaan elke pagina (of bij een onderdeel, als het verschilt) een kader Vereiste rol. Staat daar Supervisor, dan kan de beheerder het ook.

1. De teller

Een teller doet het werk op de vloer, met de telefoon:

de telsessies afwerken die aan die teller toegewezen zijn, de controles erin beantwoorden en ze indienen;
zelf Intern verbruik en Breuk / verlies vastleggen, en die eigen bewegingen ook terugdraaien;
de eigen bewegingen van vandaag terugvinden onder Mijn bewegingen.

Een teller blijft binnen het tellen: het startscherm Tellen, de eigen telsessies en de eigen stockbewegingen. De schermen voor artikelen, verpakkingen, zalen, locaties, telsessies, het volledige overzicht van stockbewegingen, de stock en de aanrekeningen zijn niet voor tellers. Opent een teller zo’n scherm toch, via een link of door het adres te typen, dan komt die terug op het startscherm Tellen.

Wat een teller nodig heeft om te tellen (de artikelen, verpakkingen en locaties van de telsessie), staat gewoon op de tellijst.

2. De supervisor

Een supervisor zet het werk op en controleert het resultaat, meestal op een desktop:

de basisgegevens beheren: artikelen, verpakkingen, zalen en locaties;
de controles per locatie instellen, en bij het nakijken beslissen over antwoorden met Beslissing nodig;
telsessies aanmaken, opvolgen, goedkeuren of afkeuren, een andere teller toewijzen en een lege sessie intrekken;
alle zes soorten stockbewegingen vastleggen, ook met een datum vóór de laatste goedgekeurde telling;
het volledige overzicht van stockbewegingen bekijken en elke beweging terugdraaien;
de stock bekijken: het stockoverzicht, het stockverloop en de tab Stock op een artikel of locatie;
aanrekeningen maken en exporteren, er een nieuwe versie van maken en ze intrekken.

Een supervisor kan ook zelf tellen. Op de telefoon staan onder Tellen dan alle openstaande telsessies van de organisatie, niet alleen de toegewezen sessies.

Je eigen telling goedkeuren kan niet

Wie telt, keurt niet goed. Legt een supervisor zelf een telling vast in een sessie, dan wordt die supervisor de teller van die sessie. Vanaf dan kan die de sessie:

niet goedkeuren of afkeuren: een andere supervisor moet ze beoordelen;
niet aan iemand anders toewijzen via Teller wijzigen, zodat die regel niet te omzeilen is.

Voorbeeld: een supervisor springt in Sofie is supervisor. Teller Jens is ziek, dus Sofie opent de telsessie van Jens voor de Kelder op de telefoon en telt ze zelf af. Vanaf de eerste telling is Sofie de teller van die sessie. Na het indienen moet een andere supervisor, hier Tom, de telling goedkeuren.

3. De beheerder

Elke organisatie heeft precies één beheerder. De beheerder kan alles wat een supervisor kan, en beheert daarnaast de gebruikers van de organisatie: tellers en supervisors uitnodigen, hun naam of rol aanpassen, en deactiveren wie stopt.

Het beheerdersaccount zelf maakt en beheert StockPilot. In de app kan niemand beheerder gemaakt worden, en de beheerder kan het eigen account niet wijzigen of deactiveren.

4. Overzicht per functie

Functie	Teller	Supervisor	Beheerder
Algemeen
Artikelen, verpakkingen, zalen en locaties bekijken	❌	✅	✅
Artikelen, verpakkingen, zalen en locaties aanmaken, bewerken, archiveren of herstellen	❌	✅	✅
Tab Stock op een artikel of locatie	❌	✅	✅
Controles op een locatie instellen	❌	✅	✅
Gebruikers uitnodigen, bewerken, deactiveren en heractiveren	❌	❌	✅
Tellen
Telsessie aanmaken	❌	✅	✅
Telsessies: overzicht en sessiedetail (desktop)	❌	✅	✅
Tellen op je telefoon	Enkel eigen sessies	Alle openstaande sessies	Alle openstaande sessies
Controles beantwoorden tijdens het tellen	Enkel eigen sessies	✅	✅
Een telsessie indienen	Enkel eigen sessies	✅	✅
Beslissen over een controle met Beslissing nodig	❌	✅, behalve in een sessie die je zelf telde	✅, behalve in een sessie die je zelf telde
Goedkeuren of afkeuren	❌	✅, behalve een sessie die je zelf telde	✅, behalve een sessie die je zelf telde
Teller wijzigen	❌	✅, behalve een sessie die je zelf telt	✅, behalve een sessie die je zelf telt
Een lege sessie intrekken	❌	✅	✅
Stockbewegingen
Intern verbruik en Breuk / verlies vastleggen	✅	✅	✅
Transfer, Levering, Correctie en Retour vastleggen	❌	✅	✅
Een beweging vastleggen vóór de laatste goedgekeurde telling	❌	✅, met verplichte toelichting	✅, met verplichte toelichting
Mijn bewegingen (telefoon)	✅	✅	✅
Volledig overzicht Stockbewegingen (desktop)	❌	✅	✅
Een beweging terugdraaien	Enkel eigen Intern verbruik en Breuk / verlies, niet retroactief	✅	✅
Stock
Stockoverzicht en stockverloop	❌	✅	✅
Aanrekeningen
Aanrekeningen bekijken, maken en exporteren	❌	✅	✅
Een nieuwe versie maken of een aanrekening intrekken	❌	✅	✅

5. Waar zie je welke rol iemand heeft?

Bij een stockbeweging toont StockPilot onder Geboekt door wie de beweging vastlegde, met de rol tussen haakjes: Teller, Supervisor of Beheerder, bijvoorbeeld Jens Willems (Teller).

De beheerder ziet de rol van iedereen in het overzicht Gebruikers.

6. Een gebruiker toevoegen of een rol wijzigen

Je kan je niet zelf registreren voor StockPilot. De beheerder van je organisatie nodigt nieuwe tellers en supervisors uit en wijzigt hun rol, op de pagina Gebruikers. Heeft een nieuwe vrijwilliger een account nodig, of moet een teller supervisor worden? Vraag het aan je beheerder. Wie een uitnodiging kreeg, leest in Je uitnodiging aanvaarden hoe je een wachtwoord kiest.

Moet iemand anders beheerder worden, neem dan contact op met StockPilot.

Een account hoort altijd bij één organisatie, en een e-mailadres bij één account. Werk je voor twee organisaties, dan heb je voor elk een apart account nodig, met een ander e-mailadres.