De eerste telling van een locatie

StockPilot houdt geen lijst bij van welk artikel in welke verpakking op welke locatie hoort. De tellijst wordt telkens afgeleid uit wat er eerder geteld werd en wat er aan stock verwacht wordt. Zo verzint StockPilot geen assortiment dat je nooit opgaf: het registreert wat er echt staat.

Het gevolg is dat de eerste telling van een locatie bepaalt wat je er daarna te tellen krijgt. Deze gids legt uit hoe je die eerste telling goed doet, als je met StockPilot begint en als er een nieuwe locatie bijkomt.

Korte samenvatting

De eerste telling van een locatie toont de volledige catalogus. Wat je daar telt, zie je de volgende keer terug.

Tel alles wat er staat, in de verpakking waarin het staat. Een artikel dat je vergeet, wordt daarna niet meer vanzelf gevraagd.

Niets aanwezig betekent “ik heb gekeken en er staat niets”. Een artikel niet beantwoorden betekent “hier zeg ik niets over”. Na de eerste telling verdwijnen ze allebei van de lijst.

Stock op gang brengen met stockbewegingen kan, maar plan daarna toch een eerste telling. Een telling is een waarneming met foto en goedkeuring, een beweging alleen een bewering.

Voer eerst artikelen, verpakkingen en locaties correct in, en tel pas daarna. De telsessie legt alleen de aantallen vast.

1. Waarom de eerste telling bepalend is

Een locatie die nog nooit geteld werd (en waar geen stock verwacht wordt), toont bij de eerste telling de volledige actieve catalogus van je organisatie, binnen het bereik van de sessie (verbruik en/of duurzaam). De bedoeling is een volledige inventaris: je loopt de locatie af en legt vast wat er staat.

Zodra die eerste telling goedgekeurd is, heeft de locatie een geschiedenis. Vanaf dan toont de tellijst niet meer de volledige catalogus, maar alleen:

de artikelen die op die locatie eerder geteld werden, en
de artikelen waarvan er op die locatie nog stock verwacht wordt.

Wat je bij de eerste telling vastlegt, is dus de basis van elke volgende tellijst voor die locatie. Een artikel dat je toen oversloeg, verschijnt daarna niet meer vanzelf. Je kan het nog tellen via Onverwacht artikel toevoegen, maar alleen als iemand eraan denkt. De volledige regels staan in Welke artikelen verschijnen op de tellijst?.

Voorbeeld: twee situaties, dezelfde werking

Je begint met StockPilot. Alle locaties worden voor het eerst geteld. Zo bepaal je ook de beginstock: er is geen aparte functie om een beginstock in te voeren, de eerste telling is de beginstock. Demo vzw De Kroon begon zo met een openingstelling van Gelijkvloers, Kelder, Berging, Tapkast en Materiaalkot.

Er komt een locatie bij, bijvoorbeeld een extra frigo achter de Tapkast of een nieuwe berging. Dat werkt precies hetzelfde. Let hier extra op: je bent gewend dat de app “weet” wat er geteld moet worden, maar voor deze locatie weet ze dat pas na de eerste telling.

2. De volgorde wanneer je met StockPilot begint

Een telsessie legt alleen aantallen vast. Artikelen, verpakkingen en locaties maak je vooraf aan, niet tijdens het tellen. Werk daarom in deze volgorde:

Maak de artikelen aan, met het juiste type (verbruik of duurzaam).
Koppel aan elk artikel minstens één verpakking. Een artikel zonder actieve verpakking verschijnt op geen enkele tellijst, ook niet bij een eerste telling.
Maak de zalen en locaties aan, met de locatieboom zoals hij er in werkelijkheid uitziet.
Maak pas dan de telsessies voor de eerste telling aan.

Voeg je na de eerste telling nog een artikel toe, dan verschijnt dat niet vanzelf op de tellijst van locaties die al geteld zijn. Het moet dan via Onverwacht artikel toevoegen geteld worden op de plaats waar het staat. Een volledige catalogus vóór de eerste telling bespaart je dat werk.

3. Tel alles wat er fysiek staat

Loop de locatie volledig af en tel elk artikel dat er staat, in de verpakking waarin het er staat. Staan er volle bakken en losse flessen van hetzelfde artikel, tel dan beide. StockPilot onthoudt per artikel en per verpakking wat er op een locatie geteld werd, en stelt die verpakking de volgende keer standaard voor.

Kom je iets tegen dat niet op de lijst staat, bijvoorbeeld omdat het buiten het bereik van de sessie valt of pas na de start van de telling aangemaakt werd? Tel het dan via Onverwacht artikel toevoegen. Zie Tellen op de vloer.

4. “Niets aanwezig” of niet beantwoorden?

Dat zijn twee verschillende antwoorden:

Niets aanwezig (nul) is een uitspraak: “ik heb gekeken en er staat hier niets van”. Er komt een telregel met aantal 0.
Niet beantwoorden is geen uitspraak, maar “hierover zeg ik niets”. StockPilot gaat er dan niet van uit dat er niets staat. Het artikel werd gewoon niet geteld.

Bij een eerste telling hebben beide hetzelfde gevolg voor de volgende tellijst: het artikel verschijnt daar niet meer (zie §5). Het verschil zit in wat er vastligt. Niets aanwezig is een gecontroleerde vaststelling; een onbeantwoord artikel betekent alleen dat niemand keek.

Gebruik dus Niets aanwezig voor wat je echt controleerde. Laat een artikel alleen Open als je het niet kon controleren, en weet dan dat het de volgende keer niet meer vanzelf gevraagd wordt. Bij het indienen waarschuwt StockPilot met “{n} artikelen nog niet beantwoord. Deze worden als onbeantwoord ingediend.”. Neem dat bij een eerste telling ernstig: net die artikelen dreigen uit beeld te verdwijnen als ze er toch staan.

5. Wat er na de eerste telling van de lijst valt

Op een locatie met geschiedenis valt een artikel pas van de tellijst als het er drie keer op rij als nul geteld werd. Zo blijft de lijst kort, zonder dat een artikel na één toevallige lege telling meteen verdwijnt.

Voor een eerste telling geldt een uitzondering. Is het allereerste antwoord voor een artikel in een bepaalde verpakking op een locatie Niets aanwezig, dan valt het meteen van de lijst. Bij een eerste telling beantwoord je de volledige catalogus, en het grootste deel daarvan staat er gewoon niet. Zonder die uitzondering zou je nog twee tellingen lang moeten bevestigen dat iets er nog altijd niet staat.

Enkele gevolgen:

Je hoeft geen nullen te registreren om de lijst op te schonen. Een artikel dat op een locatie met geschiedenis niet op de lijst staat, hoef je niet via zoeken toe te voegen om er Niets aanwezig op te zetten. Het staat er al niet op, en dat verandert niet.
Een nieuwe, lege locatie verdwijnt voorlopig van de tellijst. Werd alles bij de eerste telling als Niets aanwezig beantwoord, dan blijft er voor die locatie niets over om te tellen. Ze duikt weer op zodra er stock verwacht wordt, bijvoorbeeld na een levering of een transfer naar die locatie.
Zolang er op een locatie nog stock van een artikel verwacht wordt, valt het nooit van de lijst.

Voorbeeld: een nieuwe frigo in het Jeugdlokaal Een telsessie voor verbruiksartikelen toont de 11 actieve verbruiksartikelen van Demo vzw De Kroon. In de nieuwe frigo staan er 4: Pils 25cl, Cola 33cl, Bruiswater 50cl en Plat water 50cl. De teller telt die 4 en zet de overige 7 op Niets aanwezig. Na goedkeuring toont de volgende tellijst voor de frigo alleen die 4 artikelen. De 7 nullen blijven niet hangen tot de volgende telling.

6. Stock zetten met stockbewegingen: mag, maar tel daarna toch

Je kan de stock van een nieuwe locatie op gang brengen met stockbewegingen in plaats van met een telling. Soms is dat de snelste weg, bijvoorbeeld als een Levering rechtstreeks in een nieuwe berging gezet wordt, of als je met een Transfer stock van een bestaande locatie naar de nieuwe verplaatst.

StockPilot kan daarmee werken. Een locatie die alleen via bewegingen gevuld is, krijgt bij de eerste telling niet de volledige catalogus, maar precies de artikelen waarvan er stock verwacht wordt.

Plan toch daarna een eerste telling in, voor de locatie in het normale telritme komt. Technisch is dat niet nodig, maar de openingsstock is het cijfer waar alles daarna op verder bouwt:

Een telling is een waarneming met bewijs. Er is een foto bij elk positief aantal, en een supervisor moet de telling goedkeuren. Een stockbeweging is een bewering: iemand typt in wat er zou moeten staan.
Wie rondloopt en telt, ziet welke artikelen er staan. Een beweging typen lukt alleen als je dat al weet.

Wil je zekerheid, tel dan en neem foto’s. StockPilot houdt je niet tegen als je het niet doet: het is een aanbeveling, geen verplichting.

Let op: een artikel dat via bewegingen op een locatie binnenkwam en daarna weer volledig verdween voor het ooit geteld werd, verschijnt nooit op de tellijst van die locatie. Dat klopt, want er staat niets. Maar het betekent ook dat niemand ooit gevraagd wordt om te bevestigen dat er niets staat.

7. Als de eerste telling fout of onvolledig was

Hoe je een fout rechtzet, hangt af van of de telling al goedgekeurd is.

Nog niet goedgekeurd (ter goedkeuring). De supervisor kan de telling afkeuren met een reden. De teller past de telling daarna aan: een verkeerd aantal opnieuw tellen en Vervangen, een vergeten artikel toevoegen via Onverwacht artikel toevoegen. Daarna dient de teller opnieuw in. Omdat de fout nooit goedgekeurd werd, laat ze geen spoor na in de stock.

Al goedgekeurd. Een goedgekeurde telling wordt nooit meer gewijzigd. Ze blijft in de historiek staan zoals ze vastgesteld werd. Je zet de fout recht met een nieuwe vaststelling erbovenop:

Een vergeten artikel tel je bij de volgende telling van die locatie via Onverwacht artikel toevoegen. Na goedkeuring staat het voortaan op de tellijst.
Een artikel dat ten onrechte op Niets aanwezig stond, tel je op dezelfde manier. Een positief aantal bij een latere telling zet het terug op de lijst.
Een verkeerd aantal hertel je. Elke telling is een absolute vaststelling en vervangt het vorige cijfer. Wil je niet wachten op een nieuwe telling, dan kan een supervisor het cijfer rechtzetten met een Correctie, met een verplichte toelichting.

In het stockverloop blijven de oorspronkelijke telling en de correctie allebei zichtbaar, zodat je altijd kan nagaan wat er wanneer vastgesteld werd. Zet een fout bij voorkeur recht vóór de locatie in het normale telritme komt: hoe sneller de openingsstock klopt, hoe minder tellingen erop verder bouwen.

8. Een locatie splitsen of samenvoegen

Wordt een bestaande locatie opgesplitst (bijvoorbeeld de “Frigo bar” wordt “Frigo bar links” en “Frigo bar rechts”), dan is de nieuwe locatie ook een locatie zonder telgeschiedenis. Tel ze dan niet gewoon voor het eerst, maar verplaats de stock eerst met een Transfer. Anders wordt de stock dubbel geteld. Zie Een locatie splitsen of samenvoegen.