Versies en intrekken

Een aanrekening is de basis voor een factuur, en een verstuurde factuur mag niet stilletjes veranderen. Daarom legt StockPilot de cijfers van een aanrekening vast in een versie. Verandert er achteraf iets aan het verbruik, dan zie je dat op de aanrekening en maak je zelf een nieuwe versie. De oude blijft bewaard.

Korte samenvatting

Bij het maken van een aanrekening worden de cijfers vastgelegd als versie 1. Een versie verandert nooit meer.

Wordt er achteraf iets geboekt dat het verbruik verandert, dan verschijnt De cijfers zijn gewijzigd sinds versie {n}, met de oorzaak.

Met Nieuwe versie maken leg je de nieuwe cijfers vast. Per artikel zie je het verschil met de vorige versie: de basis voor een creditnota.

Alle versies blijven zichtbaar en exporteerbaar.

Een foute aanrekening trek je in, met een reden. De tellijsten komen dan weer vrij. Verwijderen kan niet.

1. Waarom versies?

Het verbruik van een telling wordt niet opgeslagen: StockPilot rekent het telkens opnieuw uit met alles wat er nu bekend is (zie Verbruik kan na goedkeuring nog veranderen). Dat is juist voor de stock, maar niet voor een factuur die al vertrokken is.

Een aanrekening werkt daarom anders. Bij het maken worden de cijfers vastgelegd, met een versienummer, een tijdstip en wie ze maakte. Wat er daarna verandert, verandert die versie niet, en een nieuwe export geeft dezelfde cijfers. Verandert het aan te rekenen verbruik, dan maak je van de aanrekening een nieuwe versie.

Voorbeeld: een bak Pils die viel Versie 1 van de aanrekening Huwelijk Peeters rekent 180 flessen Pils 25cl aan. Drie dagen na het feest boekt Tom alsnog een Breuk / verlies van 1 bak in de Koelcel: “Bak gevallen tijdens het feest, pas nu ingegeven”, met het tijdstip waarop het gebeurde. Die 24 flessen zijn niet gedronken, dus de huurder mag ze niet betalen.

Op de aanrekening verschijnt “De cijfers zijn gewijzigd sinds versie 1”, met die beweging als oorzaak. Sofie maakt versie 2: Pils 25cl gaat naar 156 (−24), en dat verschil met versie 1 is de basis voor de creditnota.

Zoiets wil je vermijden. Boek elke beweging meteen, met het juiste tijdstip, en keur tellingen goed in de volgorde waarin ze gebeurden (zie Algemene werkwijze). Versies zijn er voor het geval het toch eens misgaat.

2. Wanneer de cijfers veranderen

Open je de laatste versie van een actieve aanrekening, dan rekent StockPilot de cijfers opnieuw uit en vergelijkt ze met de vastgelegde versie. Alleen wat je aanrekent telt mee: de artikelen onder Aan te rekenen en de Vaststellingen. Wat alleen Nakijken of de opbouw per locatie verandert, telt niet.

Verschillen ze, dan zie je bovenaan een oranje melding De cijfers zijn gewijzigd sinds versie {n}, met de oorzaken die StockPilot kan vinden:

Een stockbeweging die na het maken van de versie geboekt werd, op een artikel en locatie van de aanrekening, met een tijdstip vóór de telling. Je ziet de soort, het artikel, het aantal, de locatie, Gebeurd op, geboekt op en door wie, met de link Beweging bekijken.
Een telling van dat artikel op die locatie, geteld vóór de telling van de aanrekening maar pas goedgekeurd na het maken van de versie, met de link Telling bekijken.

Vindt StockPilot geen oorzaak, dan staat er “Oorzaak onbekend (bv. gewijzigde verpakkingsgegevens)”. Dat gebeurt bijvoorbeeld als het aantal stuks in een verpakking aangepast werd.

Nieuwe gegevens, maar niets veranderd

Soms is er na de versie wel iets geboekt, maar verandert het niets aan wat je aanrekent. Dan zie je de melding Nieuwe gegevens, maar de aan te rekenen cijfers zijn ongewijzigd, met wat er geboekt werd. Een nieuwe versie is dan niet nodig, en Nieuwe versie maken blijft uitgeschakeld.

In het overzicht krijgt een aanrekening met zulke nieuwe gegevens de status Nieuwe gegevens sinds v{n}. Of de cijfers echt veranderd zijn, zie je pas als je de aanrekening opent.

3. Een nieuwe versie maken

Klik op Nieuwe versie maken. StockPilot legt de huidige cijfers vast als de volgende versie en toont ze meteen. De vorige versie blijft ongewijzigd bewaard.

De knop is alleen beschikbaar als de aan te rekenen cijfers veranderd zijn. Een versie betekent dus altijd een ander document.

Vanaf versie 2 toont de aanrekening het verschil met de vorige versie:

Onder Aan te rekenen staat een extra kolom t.o.v. v{n}: per artikel het verschil met de vorige versie, bv. −1 of +3.
Een artikel dat in de vorige versie wel aangerekend werd en nu niet meer, staat doorstreept met het label Vervallen.
Onder Vaststellingen staat bij een nieuwe afwijking Nieuw, en een afwijking die weggevallen is, staat er als Vervallen.

Dat verschil is wat je crediteert of bijfactureert. Het staat alleen op de pagina, niet in de export: het Excel-bestand van versie 2 bevat gewoon de cijfers van versie 2.

4. Oudere versies bekijken

Met de versiekeuze bovenaan de aanrekening open je elke eerdere versie, bv. “Versie 1 van 2 · gemaakt op … door …”. Je ziet dan “Je bekijkt een oudere versie. Deze blijft ongewijzigd exporteerbaar.” Met Exporteren download je die oudere versie, met haar eigen cijfers.

Op een oudere versie wordt niets opnieuw uitgerekend: je ziet geen melding over gewijzigde cijfers en kan geen nieuwe versie maken. Dat doe je op de laatste versie.

5. Een aanrekening intrekken

Heb je per vergissing een verkeerde tellijst opgenomen, of is de aanrekening om een andere reden fout, dan trek je ze in. Kies ⋯ (Meer acties) en dan Intrekken. In de dialoog Aanrekening intrekken vul je een Reden in (verplicht, maximaal 500 tekens) en bevestig je met Intrekken.

Na het intrekken:

krijgt de aanrekening de status Ingetrokken, met bovenaan wanneer, door wie en waarom;
blijven alle versies zichtbaar, zodat een factuur die je er al mee maakte terug te vinden blijft;
zijn de versies niet meer exporteerbaar, en kan je er geen nieuwe versies van maken;
komen de tellijsten weer vrij: je kan ze opnemen in een nieuwe aanrekening.

Intrekken kan je niet ongedaan maken, en een aanrekening verwijderen kan niet. De referentie van een ingetrokken aanrekening kan je nog wel aanpassen.

Gaat het alleen om cijfers die veranderd zijn, dan hoef je niet in te trekken: maak een nieuwe versie.