Locaties beheren
Een locatie is een telbare plek binnen een zaal: de bar, de kelder, een kast, een schap. Locaties beheer je onder Algemeen → Locaties. Een locatie kan onderliggende locaties hebben — samen vormen ze de locatieboom van een zaal (bijvoorbeeld Bar → Bovenste schap), en die boom bepaalt rechtstreeks wat een telsessie dekt wanneer je gaat tellen.
Korte samenvatting
- Een locatie hoort bij precies één zaal, en optioneel bij één bovenliggende locatie binnen diezelfde zaal — samen vormen ze een boomstructuur.
- Een telsessie dekt altijd één locatie en al haar onderliggende locaties (de “subtree”) — nooit een vrije, losse selectie van afzonderlijke locaties.
- Twee openstaande telsessies mogen elkaar nooit overlappen: dezelfde locatie, of de ene die onderdeel is van de andere, binnen hetzelfde artikelbereik.
- Locaties worden nooit verwijderd, enkel gearchiveerd.
1. Zalen en locaties: de relatie
Section titled “1. Zalen en locaties: de relatie”Een zaal is de fysieke site; de locaties daarbinnen zijn de telbare plekken op die site. Elke locatie hoort bij precies één zaal en kan dat achteraf niet meer wijzigen. Binnen die zaal kies je optioneel een bovenliggende locatie, waardoor je een boomstructuur opbouwt:
Voorbeeld Zaal Grote zaal
- Locatie Bar
- Locatie Bovenste schap (bovenliggende locatie: Bar)
- Locatie Koelkast (bovenliggende locatie: Bar)
- Locatie Kelder (geen bovenliggende locatie — een aparte tak)
Een locatiecode is uniek per zaal, niet per organisatie — anders dan bij
artikelen. Twee verschillende zalen mogen dus allebei een locatie met code
BAR hebben; dezelfde code kan binnen één zaal natuurlijk maar één keer
bestaan (ook niet hergebruikt worden van een gearchiveerde locatie, zie §3).
2. De locatieboom
Section titled “2. De locatieboom”De boomstructuur zelf zie je op twee plekken, met een ander doel:
- Algemeen → Locaties toont een platte, doorzoekbare tabel van alle locaties, met een kolom “Bovenliggende locatie” om de hiërarchie op te zoeken. Handig om snel een locatie te vinden, te bewerken of te archiveren.
- Bij het aanmaken van een telsessie zie je diezelfde locaties wél als een echte, inspringende boom per zaal — omdat je daar net moet kiezen welk deel van de boom je telt (zie §6).
Er is geen limiet op de diepte van de boom: een locatie kan zelf weer onderliggende locaties hebben, die op hun beurt ook weer onderliggende locaties kunnen hebben.
3. Een locatie aanmaken
Section titled “3. Een locatie aanmaken”Klik op Nieuwe locatie en vul in:
| Veld | Verplicht | Opmerking |
|---|---|---|
| Zaal | Ja | Tot welke zaal deze locatie behoort. Kan later niet meer gewijzigd worden. |
| Code | Ja | 2 tot 12 tekens, wordt automatisch in hoofdletters gezet. Uniek per zaal. Kan later niet meer gewijzigd worden. |
| Naam | Ja | Bijvoorbeeld “Bar links”. |
| Bovenliggende locatie | Nee | Enkel actieve locaties van dezelfde zaal zijn kiesbaar. Laat leeg voor een locatie op het hoogste niveau van de zaal. |
| Omschrijving | Nee | Extra info, bijvoorbeeld waar de locatie precies staat. |
Kies je eerst een zaal, dan toont de lijst met bovenliggende locaties enkel locaties binnen die zaal — je kunt een locatie dus nooit onder een locatie van een andere zaal hangen.
Wat als de code al bestaat?
Section titled “Wat als de code al bestaat?”Net als bij Artikelen krijg je bij een code die al bij een gearchiveerde locatie van dezelfde zaal hoort de keuze tussen Terugzetten en Nieuw maken. Bestaat de code al bij een actieve locatie in die zaal, dan krijg je een foutmelding.
4. Een locatie bewerken en verplaatsen in de boom
Section titled “4. Een locatie bewerken en verplaatsen in de boom”Via Bewerken kun je de naam, de omschrijving en de bovenliggende locatie aanpassen. De zaal en de code kunnen niet gewijzigd worden.
Omdat je de bovenliggende locatie kunt wijzigen, kun je een locatie (met al haar onderliggende locaties) later naar een andere plek in de boom verplaatsen — bijvoorbeeld wanneer een zaal fysiek wordt heringericht. Eerdere tellingen op die locatie blijven daarbij gewoon leesbaar zoals ze destijds waren: elke telling bewaart het pad zoals het op dat moment was, ook al verandert de boom nadien.
5. Een locatie archiveren en herstellen
Section titled “5. Een locatie archiveren en herstellen”Een locatie wordt nooit verwijderd, enkel gearchiveerd:
- Een gearchiveerde locatie verdwijnt uit actieve lijsten, uit de locatieboom bij het aanmaken van een telsessie, en uit de keuzelijst voor bovenliggende locatie — maar blijft zichtbaar via het filter Gearchiveerd.
- Alle historiek (tellingen, stockbewegingen) blijft bewaard en leesbaar.
- Archiveren is op elk moment omkeerbaar via Herstellen.
Let op: het archiveren van een locatie archiveert haar onderliggende locaties niet automatisch mee. Wil je een hele tak van de boom uitfaseren, archiveer dan bewust van klein naar groot (eerst de onderliggende locaties, dan pas de bovenliggende).
6. Hoe locaties telsessies bepalen
Section titled “6. Hoe locaties telsessies bepalen”Dit is de kern van waarom de locatieboom bestaat: een telsessie kies je niet als een losse verzameling locaties, maar als een tak van de boom.
Bij het aanmaken van een telsessie kies je locaties via een boomweergave, gegroepeerd per zaal:
- Vink je een locatie aan, dan worden al haar onderliggende locaties automatisch mee geteld — ze verschijnen grijs met het label “(inbegrepen)”. Je hoeft ze niet apart aan te vinken.
- Vink je een onderliggende locatie uit, dan valt enkel die tak eruit; de rest van de bovenliggende locatie blijft wel meegeteld. Zo kies je bijvoorbeeld “heel Rek A, behalve Plank 1”.
- Vink je meerdere, niet-overlappende locaties aan, dan maakt StockPilot voor elke aangevinkte locatie een aparte telsessie — dat is het enige wat een tellijst per locatie mogelijk maakt zonder dat meerdere tellers in elkaars sessie zitten.
Belangrijk: locaties die elkaar overlappen (bijvoorbeeld de Bar én de Bovenste schap die er deel van uitmaakt) mag je niet samen in één aanmaak-actie aanvinken — StockPilot toont dan de melding “De gekozen locaties overlappen elkaar. Kies locaties die niet in elkaar vallen.” Ook een locatie waarvoor al een openstaande telsessie loopt (in uitvoering, ingediend of afgekeurd) kan niet opnieuw gekozen worden: “Er is al een openstaande telsessie voor een van deze locaties. Rond die eerst af.” Een goedgekeurde of geannuleerde sessie blokkeert niet — die is afgesloten.
Dit betekent ook dat er nooit een telsessie kan bestaan die “een beetje van de bar en een beetje van de kelder” dekt, of die een enkele losse plank tussen twee andere locaties overslaat zonder dat te expliciteren: het bereik van een sessie is altijd exact de locatie die je koos, plus alles eronder.
Voor hoe StockPilot vervolgens binnen die locaties bepaalt welke artikelen je precies te zien krijgt (en in welke volgorde), zie Welke artikelen verschijnen op de tellijst? — die aflossing gebeurt per locatie in de boom, en de volgorde van locaties in de tellijst volgt exact deze boomstructuur.
7. Waarom kun je geen verpakking-locatie regels instellen?
Section titled “7. Waarom kun je geen verpakking-locatie regels instellen?”Je zult in een locatie geen instelling vinden die bepaalt welke verpakkingen daar wel of niet mogen staan (bijvoorbeeld “een krat past niet in de bar-koelkast”). Dat is bewust: StockPilot registreert wat er echt staat, ook als dat onverwacht is — een krat die toch in de bar blijft staan na het bijvullen, kun je gewoon zo intellen. Een supervisor beoordeelt zulke uitzonderingen aan de hand van de foto bij de telling, niet aan de hand van een configuratieregel.
8. Volgende stap
Section titled “8. Volgende stap”Zie Zalen voor hoe je de zalen zelf beheert, en Welke artikelen verschijnen op de tellijst? voor wat er, eenmaal je locaties staan, precies op je tellijst verschijnt.