Een telsessie van begin tot einde

Deze pagina volgt één telsessie van begin tot einde, met links naar de uitleg bij elke stap. Gebruik ze als je voor het eerst met tellen in StockPilot werkt, of om uit te leggen hoe de schermen samenhangen.

Korte samenvatting

Een telsessie gaat van In uitvoering naar Ter goedkeuring naar Goedgekeurd. Wordt ze Afgekeurd, dan gaat ze terug naar In uitvoering.

Aanmaken (supervisor, desktop), tellen (teller, telefoon), indienen (teller), beoordelen (supervisor, desktop).

Alleen een goedgekeurde telling ligt vast en telt mee voor de verwachte voorraad van de volgende sessie.

1. Een supervisor maakt de telsessie aan

Een supervisor kiest onder Telsessies → Nieuwe telsessie de locatie(s), het artikelbereik en de teller. Zie Een telsessie aanmaken.

Op dat moment bestaat alleen de opdracht. Er is nog niets geteld, en er is nog geen tellijst opgebouwd of opgeslagen. De sessie krijgt status In uitvoering.

2. De teller telt op zijn telefoon

De toegewezen teller ziet de sessie op het startscherm Tellen, opent ze en krijgt een tellijst. Welke artikelen daarop staan, leidt StockPilot op dat moment af uit de geschiedenis van elke locatie (zie Welke artikelen verschijnen op de tellijst?).

Per artikel geeft de teller een aantal in met een verplichte foto, of meldt Niets aanwezig. Ontbreekt er iets op de lijst, dan voegt de teller het toe via Onverwacht artikel toevoegen. Zie Tellen op de vloer en Een artikel tellen.

Heeft een supervisor controles ingesteld op een locatie, dan beantwoordt de teller die onderweg: bij een artikel meteen na het tellen, en de vragen over de locatie zelf in het blok Controles. Zie Controles beantwoorden.

De sessie blijft In uitvoering zolang de teller bezig is. Tussendoor stoppen en later verder gaan mag, en een gedeeltelijke telling is toegestaan.

3. De teller dient in

Is de teller klaar, of stopt die bewust met een deeltelling, dan tikt die op Indienen. De sessie krijgt status Ter goedkeuring en verdwijnt van het startscherm. Bewerken kan niet meer, tenzij een supervisor de sessie afkeurt.

4. Een supervisor beoordeelt de telling

Op Telsessies (desktop) staat de sessie nu bij de sessies die ter goedkeuring staan. Een supervisor, niet de teller zelf, opent de sessiedetail. Daar staan alle getelde lijnen met hun foto’s en de antwoorden op de controles. Omdat de sessie ter goedkeuring staat, zie je ook de lijst met nog ongetelde verwachte items, louter ter info. Staat een controle op Beslissing nodig, dan beslist de supervisor daar eerst over (zie Controles nakijken).

Daarna:

Goedkeuren geeft status Goedgekeurd. De telling ligt definitief vast en telt voortaan als “laatst geteld” voor deze locaties.
Afkeuren (met een verplichte reden) geeft status Afgekeurd. De teller ziet de reden en past de telling aan. Bij de eerste correctie springt de sessie vanzelf terug naar In uitvoering, en het verhaal gaat verder bij stap 2.

De volledige uitleg, ook over het wijzigen van de teller en het intrekken van een lege sessie, staat in Telsessies goedkeuren.

5. Overzicht van de statussen

In uitvoering  --(indienen)-->  Ter goedkeuring  --(goedkeuren)-->  Goedgekeurd
      ^                               |
      |                        (afkeuren + reden)
      +-------------------------------+

De enige uitzondering op dit pad: een lege, verkeerd aangemaakte sessie kan vanuit In uitvoering ook rechtstreeks Ingetrokken worden.

6. Waarom dit zo werkt

Er zijn drie aparte verantwoordelijkheden:

de supervisor bepaalt vooraf wat geteld moet worden (locatie, bereik, wie);
de teller voert de telling uit, op de plaats waar het materiaal staat;
een andere supervisor controleert het resultaat voor het definitief wordt. Daarom kan je nooit je eigen telling goedkeuren.

Pas na goedkeuring telt een telling mee voor de verwachte voorraad en voor de tellijst van een volgende sessie op dezelfde locatie. Een ingediende telling die nog niet beoordeeld is, verandert daar nog niets aan.