Een locatie splitsen of samenvoegen

Soms verandert niet de stock, maar wel de indeling. Een frigo wordt opgedeeld in een linker- en een rechterhelft, of twee kasten worden samen één berging. Fysiek beweegt er niets: enkel de grens tussen de locaties verschuift. Deze gids legt uit hoe je dat in StockPilot vastlegt zonder dat je stock dubbel geteld wordt of op een verdwenen locatie blijft hangen.

Korte samenvatting

Een splitsing leg je vast met een Transfer van de oude naar de nieuwe locatie. De nieuwe locatie gewoon tellen is niet genoeg.

Vul in de Transfer de werkelijke verdeling in: kijk na wat er aan welke kant staat. Tel beide locaties daarna zo snel mogelijk.

Het totaal van de zaal kan door een Transfer niet veranderen: wat weggaat, moet ergens anders aankomen.

Samenvoegen is hetzelfde in omgekeerde richting, en brengt de leeggemaakte locatie op nul. Pas dan kun je ze archiveren.

StockPilot dwingt dit niet af. Het is de werkwijze die we aanraden.

1. Waarom niet gewoon de nieuwe locatie tellen?

Stel: “Frigo bar” heeft 24 flesjes en wordt opgedeeld in “Frigo bar links” en “Frigo bar rechts”, elk met 12 flesjes. Tel je enkel de nieuwe “Frigo bar rechts”, dan gebeurt het volgende:

“Frigo bar rechts” krijgt 12 flesjes, want dat is wat je telde.
De oude locatie houdt haar volledige verwachte stock van 24 flesjes. Niemand heeft gezegd dat er iets weg is.
Het totaal van de zaal komt zo op 36 flesjes in plaats van 24, en dat blijft zo tot iemand toevallig ook de oude locatie hertelt. Intussen merkt niets die fout op.

Daarbij krijgt de teller bij de eerste telling van “Frigo bar rechts” de volledige catalogus te zien, in plaats van enkel wat er staat (zie De eerste telling van een locatie).

Met een Transfer gebeurt dat niet: wat van de ene locatie weggaat, komt op de andere aan, en het totaal blijft 24.

2. Een locatie splitsen

Hernoem de bestaande locatie via Bewerken in Locaties, bijvoorbeeld van “Frigo bar” naar “Frigo bar links”. De code blijft dezelfde, en alle historiek blijft aan deze locatie hangen.
Maak de nieuwe locatie aan met Nieuwe locatie, bijvoorbeeld “Frigo bar rechts”.
Boek een Transfer onder Stockbewegingen: een lijn Verminderen op de oude locatie en een lijn Vermeerderen op de nieuwe, voor hetzelfde aantal. Vul in Toelichting in dat het om een splitsing gaat, bijvoorbeeld “Splitsing Frigo bar in links/rechts”.

Een stockbeweging gaat altijd over één artikel. Staan er meerdere artikelen in de locatie die je opsplitst, dan boek je per artikel een Transfer. Staat een artikel er in meerdere verpakkingen (volle bakken én losse flessen), dan voeg je in dezelfde Transfer een lijn per verpakking toe.

Voorbeeld: de Frigo bar opsplitsen Transfer, artikel “Pils 25cl”, toelichting “Splitsing Frigo bar in links/rechts”:

Lijn 1: Fles, Frigo bar links, 12, Verminderen

Lijn 2: Fles, Frigo bar rechts, 12, Vermeerderen

De balansmelding toont In balans, en het totaal van de zaal blijft 24.

De toelichting is belangrijk

Er is fysiek niets verplaatst. Zonder toelichting ziet iemand die een jaar later het overzicht doorneemt een verplaatsing die niemand kan verklaren. Met de toelichting blijft duidelijk waarom de stock van locatie veranderde.

3. De juiste verdeling invullen

Kijk bij het splitsen na wat er echt aan elke kant staat, en vul die aantallen in de Transfer in. Zo klopt de stock per locatie vanaf het eerste moment, en niet pas na de volgende telling.

Plan daarna zo snel mogelijk een telling van beide locaties. Een telling is een vaststelling met foto’s en goedkeuring. Een Transfer is dat niet.

Heb je je toch vergist in de verdeling, dan is dat te herstellen:

Het totaal van de zaal blijft kloppen. Een Transfer moet in balans zijn, dus wat je bij de ene locatie weghaalt, komt er bij de andere bij. Een fout in de verdeling verschuift stock tussen de twee locaties, maar doet er niets bij of af.
De volgende telling zet de verdeling recht. Een telling is altijd een absolute vaststelling van wat er staat, en vervangt dus het cijfer van de Transfer.

Na de Transfer heeft de nieuwe locatie verwachte stock. Bij haar eerste telling krijg je daarom precies de artikelen te zien die je naar daar verplaatst hebt, en niet de volledige catalogus.

4. Locaties samenvoegen

Samenvoegen is dezelfde werkwijze in omgekeerde richting. Wil je “Frigo bar rechts” opnemen in “Frigo bar links”:

Boek per artikel een Transfer: Verminderen op “Frigo bar rechts”, Vermeerderen op “Frigo bar links”, met een toelichting zoals “Samenvoeging Frigo bar rechts in Frigo bar links”.
Controleer op de tab Stock van “Frigo bar rechts” dat er niets meer staat (Geen stock).
Archiveer “Frigo bar rechts”, en hernoem eventueel “Frigo bar links” naar “Frigo bar”.

Een locatie archiveren kan pas als er geen stock meer staat, op die locatie en op al haar onderliggende locaties. Staat er nog iets, dan weigert StockPilot met een melding zoals “Er staat nog stock op locatie “Frigo bar rechts” (FRIGO_BAR_R). Verplaats die eerst naar een andere locatie en archiveer daarna opnieuw.”, met een link Bekijk stock. Loopt er nog een telsessie die de locatie omvat, dan krijg je “Er loopt nog een telsessie die deze locatie omvat. Rond die telsessie eerst af (goedkeuren of intrekken) en archiveer daarna opnieuw.” Zie ook Een locatie archiveren en herstellen.

5. Waarom StockPilot dit niet afdwingt

StockPilot vraagt je niet om een Transfer wanneer je een locatie aanmaakt of hernoemt. Een splitsing van één frigo is een eenvoudig voorbeeld. Wie de indeling van een hele zaal herschikt, zou bij elke locatie zo’n vraag krijgen, en dat werkt niet. Deze werkwijze is dus een afspraak, geen blokkade: iedereen die locaties beheert, moet haar kennen.